Her otomasyon firması size aynı grafiği gösterir. Maliyetler yarı yarıya düştü, talepler arttı, müşteriler memnun. Bunu o kadar çok duydunuz ki artık bir anlamı kalmadı. Haklısınız. O yüzden broşürü bir kenara koyalım ve önemli olan tek hesabı yapalım: sizinkini.

İşletmeler gerçekte ne söylüyor

Dürüst rakamlar, manşetlerden daha sade ama çok daha kullanışlı. Küçük bir işletme işinin ön tarafını, yani aramaları ve gelen talepleri otomatikleştirdiğinde, sürekli aynı tablo çıkar karşınıza:

  • Talepler saatler yerine dakikalar içinde yanıt alıyor. Listedeki bir sonraki numarayı arayacak olan kişi sizde kalıyor.
  • Aynı ekip kat kat fazla yoğunluğu kaldırıyor, çünkü kimse günde kırk kez aynı cevabı aynı kâğıttan okumak zorunda değil.
  • Otomatikleştirilen kısımda işletme maliyeti belirgin düşüyor. Devrettiğiniz işlerde yaklaşık yüzde 40 ile 60 arasında daha az maliyetten söz ediliyor.
  • Bekleme süreleri sert biçimde düşüyor, çünkü bir makine kimseyi hatta bekletmez.

Bunlar gerçek ve değerli. Ama başkasının işletmesinden gelen bir yüzde, sizinki hakkında hiçbir şey söylemez. O yüzden kendinizinkini hesaplayın.

Kendi rakamınızı çıkarın

Tablo modeline ihtiyacınız yok. Zaten yarısını bildiğiniz dört sayıya ihtiyacınız var.

Kaçan bir arama ne değerinde?

Tipik bir işin ya da müşterinin değerini alın. Genelde kazandığınız talep oranıyla çarpın. Bir iş 400 lira değerindeyse ve üç talepten birini kazanıyorsanız, gerçek bir talep takviminize girmeden önce size 130 liranın üzerinde değer taşır. İşte kimsenin açmadığı çalan telefonun fiyat etiketi budur.

Haftada kaç arama yanıtsız kalıyor?

Dürüst olun. Mesai sonrası gelen aramaları, öğle arasındakileri, siz merdivendeyken ya da bir müşteriyle ilgilenirken gelenleri sayın. Çoğu işletme sahibi düşük tahmin eder. Sıradan bir haftada arama kaydınıza bakın. Kaçan aramaları yukarıdaki değerle çarpın, sızdıran yerin haftalık maliyetini elde edin.

Tekrar eden bürokrasiye kaç saat gidiyor?

Diğer sızıntı daha sessizdir. Ekibinizin her hafta aynı birkaç işe harcadığı saatleri toplayın: randevu alma, erteleme, onay için telefon etme, bilgiyi bir yerden diğerine taşıma. Bunu o kişinin bir saatinin size maliyetiyle çarpın. Bu da paradır, sadece kendini hatırlatmaz.

Şimdi maliyet tarafı, dürüstçe

Bir sesli asistan bedava değildir, öyleymiş gibi de yapmayacağız. İşinize göre kurmak ve ayarlamak için bir kurulum ücreti, sonra çalıştırmak için aylık bir ücret vardır. Bu aylık tutarı, bir resepsiyon çalışanının bir aylık maaşıyla yan yana koyun. Bir maaşın küçük bir parçası karşılığında, gece ikide, pazar günü ve en yoğun saatinizde hiç telaşlanmadan açan bir telefon elde edersiniz.

Yukarıda ölçtüğünüz sızıntı aylık ücretten büyükse, hesap tutuyor demektir. Tutmuyorsa tutmuyordur ve almamalısınız. Buradaki getiri sihir değildir. Sızıntının büyüklüğü eksi tıkamanın maliyeti. Hesabın tamamı bu.

Tuzak, sahip olmadığınız bir sorun için otomasyon almaktır. Neredeyse her aramayı yanıtlıyorsanız ve bürokrasiniz hafifse, bir sesli asistan hiçbir şeyi değiştirmez. Aksini söyleyen herkese şüpheyle yaklaşın.

Neredeyse herkesin yaptığı hata

İnsanlar yanlış tasarrufu sayar. Otomasyonun dokunduğu her saati toplar ve buna getiri der. Oysa yalnızca gerçekten başka bir işe harcadığınız saatleri tasarruf edersiniz. Resepsiyon çalışanınız aynı mesaiyi sürdürmeye devam ediyorsa, onun maaşını değil dikkatini serbest bırakmışsınızdır. Bu gerçek bir değerdir, daha çok randevu, daha az unutulan iş, ama bordronuzda bir satır değildir, o yüzden oraya yazmayın.

Kasaya koyabileceğiniz rakam, şimdi yakaladığınız kaçan iştir: eskiden boş boş çalan, artık randevuya dönen aramalar. Hesabınızı oradan başlatın. Serbest kalan saatleri manşet değil, ek kazanç olarak görün. Yalnızca yakalanan iş bile ücreti karşılıyorsa, gerisinin tamamı kârdır.

İlk kazancı nasıl ölçüyoruz

Sizinle ilk görüşmede tam olarak bunu yapıyoruz. Kaçan arama sayınızı, iş değerinizi, bürokrasi saatlerinizi birlikte gözden geçiriyor ve herhangi bir şeye bağlanmadan önce ilk otomasyonun ne değerinde olduğunu gerçek bir rakamla koyuyoruz. Rakam küçükse, bunu size söyleriz. Kendini açıkça ödeyen tek bir şey kurmayı, ödemeyen bir yığın satmaya tercih ederiz.

Bu rakamı işiniz için istiyorsanız, Mahlas ile kısa bir görüşme ayarlayın, birlikte hesaplayalım.