"Telefonda yapay zeka" ifadesinin kendi işletmeleri için ne anlama geldiğini sık sık soruyorlar. Haklı bir soru. İfade belirsiz ve çoğu tanıtım, üç koltuğu da dolu bir kuaför sahibini değil, diğer teknik insanları etkilemek için hazırlanıyor.

O zaman sade hâlini anlatalım. Bir yapay zeka sesli asistanı, her aramayı sizin adınıza ve sizin bilgilerinizle, gece gündüz yanıtlayan bir telefon hattıdır. Doğru soruları sorar, randevuları doğrudan takviminize işler ve gerektiğinde bir insana devreder. Yorulmaz, öğle molasına çıkmaz ve hiçbir aramanın telesekretere düşmesine izin vermez.

Bunun nasıl göründüğü, ne iş yaptığınıza bağlı. Aşağıda beş sektör ve her birinde tipik bir görüşme var. Hiçbiri kulağa hoş gelsin diye uydurulmadı. Bunlar işletmelerin her hafta sessizce kaybettiği, üstelik çoğu zaman kaybettiğini bile fark etmediği aramalar.

Klinikler ve güzellik salonları

İşlemin tam ortasındasınız. Resepsiyonda telefon çalıyor ve açacak kimse yok, çünkü açacak olan kişinin elinde eldiven var ve koltukta bir müşteri oturuyor. Arayan dört çalışı bekliyor, sonra kapatıp az ilerideki salonu arıyor.

Bunun yerine asistan ilk çalışta açıyor:

Arayan: Merhaba, bu hafta kesim ve boya için yeriniz var mı?
Asistan: Var. Perşembe saat 14.00 ya da Cuma sabah 10.00. Hangisi sizin için uygun?
Arayan: Cuma iyi olur.
Asistan: Sizi Cuma saat 10.00'a Elif Hanım'a yazdım. Birazdan onay mesajı gelecek.

Resepsiyonda kimse işini bırakmadı. Saat doldu. Arayan sonradan değiştirmek isterse asistan onu da yapar, ekibinizin zaten kullandığı aynı takvime işleyerek.

Restoranlar ve oteller

En yoğun rezervasyon saatiniz çoğu zaman kapalı olduğunuz saattir. Biri Pazar gecesi Cuma için altı kişilik masa istediğine karar veriyor. Arıyor, telesekretere düşüyor ve çoğu insan mesaj bırakmıyor. O masa, telefonu açılan bir rakibe gitti az önce.

Asistan rezervasyonu gece 23.00'te, kimse vardiyada değilken alıyor. Çalışma saatlerinizi, menünüzü, mama sandalyeniz olup olmadığını ve mutfağın glutensiz makarna yapıp yapmadığını biliyor. Rezervasyonu onaylıyor, ayrıntıları gönderiyor ve sabaha hazır bırakıyor. Otel için de aynı mantık: oda durumu, giriş saatleri, misafirlerin rezervasyondan önce sorduğu sorular.

Ustalar ve tesisat

Tesisatçısınız ve bir müşterinin lavabosunun altında sırtüstü yatıyorsunuz. Telefon çalıyor ve açamıyorsunuz, çünkü açmak demek tam da para aldığınız işi bırakmak demek. Telefon çalıp susuyor ve yeni müşteri sizin ona vakit ayıramayacak kadar meşgul olduğunuzu düşünüyor.

Asistan açıyor, ne kadar acil olduğunu anlıyor ve önemli olan bilgileri alıyor:

Asistan: Su hâlâ akıyor mu, yoksa kapatabildiniz mi?
Arayan: Vanayı kapattım ama dolap sırılsıklam oldu.
Asistan: Anladım. Adresiniz nedir, sabah mı yoksa öğleden sonra mı uygun olur?

Saniyeler içinde telefonunuz bir WhatsApp özetiyle titriyor: isim, adres, sorun, ne kadar acil, müşterinin müsait olduğu saat. Her şeyi bırakıp gitmeye mi yoksa yarına almaya mı karar veriyorsunuz. Her hâlükârda işi kaybetmediniz ve onu almak için çalışmayı bırakmadınız.

Emlak ve site yönetimi

İlanlar bir sürü arama getiriyor ve çoğu henüz almaya ya da kiralamaya hazır değil. Ekibiniz "hâlâ boş mu" ve "Cumartesi görebilir miyim" sorularına saatlerce yanıt vermekle uğraşıyor, satışı kapatacak işi yapmak yerine. Bu sırada gerçekten ilgili olan arayan meşgul sinyali alıyor.

Asistan ilk elemeyi yapıyor. Arayanı değerlendiriyor, kredisi onaylı mı, ne zaman taşınmak istiyor, bütçesi daireye uyuyor mu, sonra randevu takvimini kontrol edip uygun bir saat ayırıyor. Böylece danışmanlarınız sadece gerçekten ciddi olan kişilerle konuşuyor. Site yöneticileri için kiracı aramalarını da aynı şekilde sıraya koyuyor: tıkalı gider kaydedilip ilgili ustaya yönlendiriliyor, gürültü şikâyeti not ediliyor, kirayla ilgili soru yanıtlanıyor. On dakikalık tekrar tekrar aynı aramalar artık bir insanın önüne düşmüyor.

Acil ve mesai dışı hizmetler

Gece aramaları kaybın en büyük olduğu yer. Bir çilingir, gece açık bir veteriner, acil bir elektrikçi: gece 3'te gelen aramalar en değerli olanlardır ve yorgun bir telesekreterin tam da kaybettiği aramalar bunlardır.

Asistan gerçekten acil olup olmadığını ayırt ediyor. Mutfağı su basan patlak bir boru, damlayan bir musluk ile aynı şey değildir ve asistan bunu yanıtlardan anlıyor. Gerçek acil durumu önceliklendiriyor, nöbetçi kişinin ihtiyacı olan her şeyi alıyor ve hattı ona bağlıyor, ya da acil olmayanları sabaha planlıyor ki kimse yavaş bir sızıntı için uyandırılmasın. Müşteriniz gece 3'te bir bip sesiyle değil, yanıt veren biriyle konuşuyor.

Ortak nokta

Farklı sektörler, aynı sorun. Bu işletmelerin her biri telefondan geçiniyor ve her biri bir arama yanıtsız kaldığı anda para kaybediyor. Kaçan arama küçük bir şey değildir. O, rakip açtığı ve siz açmadığınız için rakibi seçen bir müşteridir.

Bütün iş bundan ibaret. Mahlas asistanı kuruyor, onu zaten kullandığınız takvime ve araçlara bağlıyor ve size hiçbir şeyi kaçırmayan bir telefon hattı veriyor. Siz çalışmaya devam ediyorsunuz. Telefon yanıtlanmaya devam ediyor. Bir asistanın kendi alanınızdaki bir aramayı nasıl yönettiğini duymak isterseniz kısa bir demo ayarlayın, size baştan sona gösterelim.